Bisakah 80% Masalahmu Selesai dengan Analisis Pareto?

Pada tahun 1906, Ekonom asal Italia bernama Vilfredo Pareto, dalam ide penelitiannya, ia melakukan pengamatan yang menarik. Ia menemukan bahwa 80% tanah di Italia hanya dimiliki oleh 20% total populasi.

Kemudian ia mencoba untuk memperluas hubungan ini di negara-negara lain, ia menemukan bahwa situasinya sama di seluruh Eropa. Seiring berjalannya waktu, ia menyadari bahwa aturan 80/20 ini tidak terbatas pada kepemilikan tanah atau bahkan urusan manusia. Faktanya, dia menemukan bahwa 20% kacang polong di kebunnya menghasilkan 80% dari total biji yang dia panen!

Perkembangan Aturan Pareto

40 tahun berlalu, ahli teori bisnis Joseph Juran tertarik dengan aturan 80/20, dan bertanya-tanya apakah itu dapat diterapkan pada situasi bisnis. Apakah mungkin bahwa 80% masalah bisnis dihasilkan dari hanya 20% penyebab terkait? Tentu saja, dengan cemerlang jawabannya adalah “ya”.

Juran, menggunakan karya Pareto, ia mulai menerapkan apa yang disebutnya prinsip Pareto untuk masalah kualitas, ia menggunakan ungkapan “sedikit vital dan banyak hal sepele”.

Kemudian, Juran menyadari bahwa sementara sebagian kecil penyebab atau masalah mungkin paling signifikan saat ini, ada implikasi aktual untuk 80% masalah yang dari waktu ke waktu dapat menjadi serius.

Jadi, pada tahun-tahun berikutnya, Juran mengubah frasa yang menjelaskan prinsip Pareto menjadi “sedikit vital dan banyak berguna”.

Prinsip Pareto telah menjadi alat yang sangat berguna bagi manajer bisnis di setiap industri. Apa masalah terpenting yang harus diatasi? Bagaimana kita dapat membuat cacat serius dalam masalah layanan pelanggan? Bagaimana kita bisa menyelesaikan dengan cepat perhatian terbesar kita?

Prinsip Pareto memberikan strategi komprehensif untuk bergerak maju yaitu, menemukan 20% masalah yang menyebabkan 80% masalah, dan kemudian menyelesaikannya. Diagram pareto dan grafik Pareto, alat untuk menemukan dan memvisualisasikan informasi statistik, dimaksudkan untuk menerapkan prinsip Pareto.

Menerapkan Prinsip Pareto

Sebenarnya prinsip Pareto memiliki berbagai aplikasi baik dalam manajemen dan dalam aspek-aspek lain selain bisnis, ekonomi, matematika, dan kehidupan sehari-hari. Pada tahun 1992, Laporan Program Pembangunan PBB mengumumkan bahwa 20% populasi dunia menikmati 80% kekayaan dan sumber daya dunia.

Studi menunjukkan bahwa 80% laba perusahaan berasal dari 20% pelanggannya, dan 80% penjualannya dilakukan oleh 20% staf penjualannya. Microsoft menemukan bahwa 20% bug menyebabkan 80% crash, dan ahli keamanan mengetahui bahwa 80% cedera disebabkan oleh 20% dari bahaya. Selain itu, berdasarkan pada Institut NHS Inggris untuk Inovasi dan Peningkatan:

• 80% gangguan berasal dari 20% orang.
• 80% dari anggaran peralatan berasal dari 20% item.
• 80% dari manfaat berasal dari 20% dari upaya awal.
• 80% keluhan tentang sekitar 20% layanan Anda.
• 80% waktu perawat dihabiskan untuk 20% pasien.
• 80% keputusan yang dibuat dalam rapat berasal dari 20% waktu rapat.
• 80% inovasi berasal dari 20% staf.
• 80% masalah staf berasal dari 20% staf.
• 80% dari kesuksesan Anda berasal dari 20% dari bisnis Anda.

Saat ini, Anda mungkin sudah melakukan brainstorming, beberapa masalah dapat Anda pecahkan dengan menerapkan prinsip Pareto di tempat kerja Anda. Sebagai contoh:

• Anda dapat mengidentifikasi 20% dari teknologi yang menyebabkan 80% permasalahan di departemen Anda.
• Anda dapat memilah 20% masalah layanan pelanggan yang menghasilkan 80% keluhan.
• Anda dapat menentukan 20% dari masalah yang mengarah ke 80% dari tenggat waktu yang terlewatkan.

Prinsip-prinsip Pareto dan diagram Pareto dapat digunakan setiap hari untuk mencapai berbagai tujuan seperti meningkatkan efisiensi di lini produksi, meningkatkan penjualan untuk perusahaan konsultan, mengurangi waktu tunggu pasien di rumah sakit, dan memperbaiki bug paling signifikan dalam produk perangkat lunak.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kreatifitas dengan Metode SCAMPER.

Tahapan Dalam Analisis Pareto

Langkah #1: Analisis Sebab dan Akibat

Sebagian besar waktu, analisis Pareto digunakan untuk menentukan masalah mana yang paling banyak menimbulkan masalah (atau yang mengarah pada hasil positif terbesar).

Tetapi analisis tidak dilakukan begitu saja: Anda tidak dapat membandingkan masalah atau sebab sampai Anda benar-benar melakukan brainstorming daftar masalah dan sebab.

Dan sebagian besar perusahaan melakukan brainstorming melalui analisis masalah root dan/atau analisis sebab dan akibat. Dengan demikian, langkah pertama dalam melakukan analisis Pareto adalah melakukan analisis masalah root untuk mendaftar masalah potensial atau penyebab untuk dianalisis.

Langkah #2: Menilai Masalah

Setelah Anda membuat daftar, Anda dapat memulai proses analisis 80/20. Anda akan mulai dengan menilai masalah atau sebab dalam daftar. Ini terdengar rumit, tetapi sebenarnya ini adalah proses yang cukup tepat dalam banyak kasus. Perhatikan contoh berikut:

• Jika masalah Anda terkait dengan laba, nilai setiap masalah didasarkan pada jumlah hilangnya laba dari dampak.
• Jika masalah Anda terkait dengan kepuasan pelanggan, nilai setiap masalah didasarkan pada jumlah keluhan yang ditimbulkannya.
• Jika masalah Anda terkait dengan keterlambatan, nilai setiap masalah didasarkan pada jumlah waktu yang hilang sebagai akibat dari masalah tersebut.
• Jika masalah Anda terkait dengan bug atau kesalahan produksi, nilai setiap masalah didasarkan pada jumlah proses yang disebabkan oleh bug atau kesalahan.

Mari kita ilustrasikan konsep ini dengan contoh sederhana. Bayangkan bahwa tim Anda telah memutuskan untuk berurusan dengan tenggat waktu yang terlewat untuk produksi pemasaran materi.

Melalui analisis akar penyebab masalah, mereka telah menemukan bahwa penyebab masalah ini termasuk gangguan di kantor, kesalahan perangkat lunak, keterlambatan komunikasi antar departemen, keterlambatan dalam memperoleh persetujuan manajemen puncak, dan keterlambatan produksi yang disebabkan oleh masalah dengan perusahaan percetakan.

Karena masalah yang Anda hadapi terkait dengan waktu, Anda akan menilai setiap item berdasarkan jumlah keterlambatan yang dihasilkan.

Langkah #3: Membuat Bagan Pareto

Anda perlu melakukan sedikit riset untuk memastikan apakah informasi sudah tepat, dan kemudian Anda akan membuat diagram penilaian yang terlihat seperti di bawah ini (contoh berikut untuk proyek enam minggu):

• Gangguan kantor (pesta, mengobrol, dll.) –6 jam / minggu = 36 jam.
• Kesalahan perangkat lunak –4 jam / minggu = 24 jam.
• Keterlambatan komunikasi antar departemen – 10 jam / minggu = 62 jam.
• Penundaan persetujuan – 3 jam / minggu = 18 jam.
• Penundaan produksi – dua minggu = 80 jam.

Karena contoh ini sangat sederhana, segera jelas bahwa produksi dan komunikasi antar departemen menyebabkan lebih banyak penundaan daripada masalah lain.

Solusinya mungkin jelas: saatnya menemukan printer yang baik untuk materi pemasaran Anda, dan itu akan menjadi ide yang baik untuk mengembangkan proses yang lebih ramping dalam komunikasi antar-departemen.

Langkah #4: Buat Grafik Pareto

Tetapi bagaimana jika daftar Anda sangat panjang atau Anda hanya ingin menyajikan temuan dalam bentuk visual kepada pembuat keputusan? Banyak orang merekomendasikan untuk mengubah daftar data menjadi diagram batang dengan masalah terbesar di sisi kiri dan yang terkecil di sisi kanan diagram.

Anda kemudian menambahkan grafik garis yang menunjukkan persentase kumulatif total yang dicapai dengan penambahan setiap masalah yang disajikan dalam diagram. Garis harus berakhir pada tanda 100% pada sumbu kanan.

Juga tambahkan garis tebal pada titik Anda telah mencapai persentase kumulatif 80% – segala sesuatu di sisi kiri garis adalah 20% dari masalah vital untuk fokus, sedangkan sisanya di kanan merupakan hal sepele.

Berikut ini tampaknya analisis dari contoh ini:

Dilengkapi dengan diagram penilaian, diagram batang dan garis tren, Anda siap menyelesaikan 20% masalah Anda, dan meningkatkan hasil Anda sebesar 80%!

Artikel lain: Seni Memecahkan Masalah dengan ATM (Amati Tiru dan Modifikasi).

Bagaimana Analisis Pareto Bekerja dalam Dunia Nyata?

Seberapa baik analisis Pareto bekerja? Dalam banyak kasus, ini telah membantu para manajer meningkatkan hasil dalam jumlah besar dengan usaha yang relatif sedikit dengan demikian meningkatkan laba dan citra mereka secara bersamaan.

Pada sebuah klinik kesehatan, analisis Pareto membuat manajer menganalisis hampir dua lusin masalah yang telah diidentifikasi menyebabkan waktu tunggu yang lama.

Setelah mereka membuat daftar masalah, mereka mensurvei pasien staf Pusat untuk menentukan lima masalah tertinggi. Kelompok menilai setiap item berdasarkan hasil survei, dan kemudian mengelola masalah berdasarkan skor.

Mereka menemukan bahwa hanya enam masalah yang dapat dianggap “vital”, sedangkan sisanya “sepele”. Mereka kemudian dapat mengidentifikasi enam masalah terbesar, sehingga mempersingkat waktu tunggu hingga 80%.

Kesimpulan:

Tentu saja analisis Pareto tidak memecahkan masalah melainkan hanya untuk  mengidentifikasi masalah. Untuk benar-benar bergerak maju untuk mengatasi masalah vital, Anda harus menggunakan temuan tersebut untuk membuat rencana tindakan dan kemudian mengimplementasikan rencana tersebut.

Sebagai bagian dari program kualitas Six Sigma, analisis Pareto hanya satu langkah menuju kesuksesan. Tetapi tanpa analisis Pareto, sepertinya Anda bisa menghabiskan 80% waktu, tenaga, dan sumber daya Anda hanya untuk mencapai 20% dari hasil yang Anda harapkan.

Btw, anyway, Busway…jangan salah kaprah ya, analisis pareto untuk mengindentifikasi akar masalah, kalau mau masalahnya beres ya ACTION, karena 20% ACTION akan menyelesaikan 80% Masalah.

Selamat mencoba!