Membedah Pendekatan “Five Whys” Analysis Dalam Menyelesaikan Masalah

Tentu Anda sudah familiar dengan satu kata yang akan kita bahas kali ini dan saya yakin setiap harinya Anda sudah menggunakan kata ini dalam analisis yang Anda lakukan, atau mungkin mengajukan pertanyaan kritis terhadap permasalahan yang sedang dan akan Anda hadapi.

Jadi, kata itu adalah “Mengapa” atau dalam bahasa inggris “Why” dimana pada dasar penulisan juga sering dibahas yaitu metode 5W1H (What, Who, Where, When, Why & Hwo to) dan ini adalah pendekatan yang menurut saya sangat relevan dan gak lekang oleh waktu.

Oke, seperti apa pembahasannya, yuk kita ikuti bersama-sama …

Sebagai informasi, Metode Five Whys pertama kali dikembangkan oleh Sakichi Toyoda, seorang insinyur dan pengusaha asal Jepang pada awal abad ke-20. Toyoda adalah pendiri Toyota Industries Co., Ltd., sebuah perusahaan manufaktur otomotif yang terkenal di seluruh dunia.

Jadi pada saat membangun bisnisnya, Toyoda menyadari bahwa penting untuk memiliki metode yang efektif dalam menyelesaikan masalah dan meningkatkan efisiensi produksi. Salah satu pendekatan yang dia kembangkan adalah menggunakan analisis Five Whys, yang memungkinkan timnya untuk menemukan akar penyebab masalah dan mengambil tindakan yang tepat untuk mencegah masalah tersebut terjadi lagi di masa depan.

Metode Five Whys menjadi bagian dari pendekatan manufaktur lean yang diterapkan di Toyota dan akhirnya menjadi populer di berbagai industri. Saat ini, metode Five Whys masih digunakan sebagai alat untuk menganalisis masalah dan mencari akar penyebab masalah secara efektif.

Pendekatan Five Whys dikembangkan oleh Sakichi Toyoda, seorang insinyur dan pengusaha asal Jepang. Toyoda dikenal sebagai pendiri Toyota Industries Co., Ltd. dan dikenal sebagai salah satu bapak industri Jepang.

Jadi si Toyoda ini mengembangkan metode Five Whys pada awal abad ke-20 sebagai bagian dari pendekatan manufaktur lean yang dipraktikkan di Toyota. Metode Five Whys kemudian menjadi populer di berbagai industri dan digunakan untuk menganalisis masalah dan mencari akar penyebab masalah secara efektif.

Alasan Menggunakan Five Why

Inspirasi untuk menggunakan metode Five Whys dapat berasal dari berbagai situasi dan masalah, seperti:

1. Masalah yang berulang: Jika sebuah masalah terus muncul meskipun sudah diatasi beberapa kali, mungkin perlu dilakukan analisis Five Whys untuk menemukan akar penyebab masalah dan mengambil tindakan yang tepat untuk mencegahnya terjadi lagi di masa depan.
2. Masalah kompleks: Ketika terdapat masalah yang kompleks dan sulit diidentifikasi penyebabnya, metode Five Whys dapat membantu dalam mengurai masalah tersebut menjadi bagian yang lebih kecil dan mudah diatasi.
3. Situasi krisis: Dalam situasi krisis, metode Five Whys dapat membantu dalam mengidentifikasi masalah dengan cepat dan mencari solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.
4. Peningkatan kinerja: Metode Five Whys dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan mengidentifikasi masalah yang menghambat kinerja, menghilangkan hambatan tersebut, dan mencari cara untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis.
5. Peningkatan layanan pelanggan: Dalam usaha untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, metode Five Whys dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi oleh pelanggan dan menemukan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut, sehingga pelanggan merasa lebih puas dengan layanan yang diberikan.

Memahami Five Why Analyze

Jadi gini teman-teman, pendekatan “Five Whys” merupakan sebuah metode analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah atau kegagalan dengan mengulang bertanya “kenapa” sebanyak lima kali atau lebih. Metode ini dikembangkan oleh Sakichi Toyoda pada awal abad ke-20 dan diterapkan dalam sistem produksi Toyota.

Metode ini sangat sederhana namun efektif dalam membantu tim untuk memahami masalah secara lebih mendalam dan menemukan akar penyebabnya, bukan hanya mengatasi gejalanya. Dengan mengulang pertanyaan “kenapa” lima kali atau lebih, tim dapat mengungkapkan faktor-faktor yang mungkin terlewatkan pada awalnya dan mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif tentang masalah yang dihadapi.

Tips Aplikatif Five Whys Analysis

Pernahkah Anda membayangkan bahwa analisis ini dapat dilakukan pada berbagai aspek kehidupan bahkan hingga pekerjaan. Analisis ini akan sangat powerfull loh jika kita melakukannya dengan cermat.

Berikut adalah ilustrasi singkat penggunaan Five Whys dalam analisis sebuah masalah:

Masalah: Mesin produksi tidak berjalan

1. Mengapa mesin produksi tidak berjalan? Jawab: Karena mesin tersebut rusak.

2. Mengapa mesin tersebut rusak? Jawab: Karena komponen utama mesin mengalami kerusakan.

3. Mengapa komponen utama mesin mengalami kerusakan? Jawab: Karena mesin tersebut tidak mendapat perawatan rutin.

4. Mengapa mesin tidak mendapat perawatan rutin? Jawab: Karena jadwal perawatan mesin tidak diatur dengan baik.

5. Mengapa jadwal perawatan mesin tidak diatur dengan baik? Jawab: Karena manajemen tidak memberikan prioritas yang cukup pada perawatan mesin.

Dalam contoh di atas, setelah mengajukan pertanyaan “kenapa” sebanyak lima kali, akhirnya terungkap bahwa akar masalah dari mesin produksi yang tidak berjalan adalah manajemen yang tidak memberikan prioritas yang cukup pada perawatan mesin.

Dengan mengetahui akar masalah tersebut, manajemen dapat melakukan perbaikan pada jadwal perawatan mesin dan memberikan prioritas yang lebih besar pada perawatan mesin guna menghindari kerusakan mesin di masa depan.

Berikut adalah ilustrasi penggunaan metode Five Whys dalam mengatasi masalah dalam sebuah proyek:

Masalah: Proyek penyelesaian gedung perkantoran tertunda

1. Mengapa proyek penyelesaian gedung perkantoran tertunda? Jawab: Karena terjadi keterlambatan dalam pengerjaan struktur bangunan.

2. Mengapa terjadi keterlambatan dalam pengerjaan struktur bangunan? Jawab: Karena kontraktor melakukan kesalahan dalam perencanaan konstruksi.

3. Mengapa kontraktor melakukan kesalahan dalam perencanaan konstruksi?  Jawab: Karena desain arsitektur awal tidak memperhitungkan beban bangunan yang tepat.

4. Mengapa desain arsitektur awal tidak memperhitungkan beban bangunan yang tepat?  Jawab: Karena desainer arsitektur tidak mengambil perhitungan beban yang tepat pada material bangunan.

5. Mengapa desainer arsitektur tidak mengambil perhitungan beban yang tepat pada material bangunan?  Jawab: Karena desainer arsitektur tidak memperhatikan spesifikasi material bangunan yang diperlukan untuk bangunan tersebut.

Dalam contoh di atas, dengan menanyakan pertanyaan “kenapa” secara berulang-ulang, tim proyek dapat mengidentifikasi bahwa akar masalah dari keterlambatan proyek adalah desainer arsitektur yang tidak memperhatikan spesifikasi material bangunan yang diperlukan untuk bangunan tersebut.

Tim proyek dapat mengambil tindakan untuk melakukan perubahan pada desain arsitektur dan melakukan konsultasi dengan ahli bangunan guna memastikan bahwa spesifikasi material bangunan yang diperlukan dipertimbangkan dengan baik. Dengan demikian, proyek dapat dilanjutkan dengan lancar dan selesai tepat waktu.

Apakah analisis ini bisa kita gunakan untuk menganalisis kasus atau dalam merancang pertanyaan dalam kuesioner atau pedoman wawancara? Saya kira hal ini bisa diterapkan dalam berbagai aspek, jadi mari kita lihat ilustrasi berikut pada masalah “Kredit Macet”.

Berikut ini adalah contoh penggunaan metode Five Whys pada masalah kredit macet:

1. Mengapa terjadi kredit macet? Karena klien tidak membayar cicilan sesuai jadwal.
2. Mengapa klien tidak membayar cicilan sesuai jadwal? Karena klien mengalami kesulitan keuangan.
3. Mengapa klien mengalami kesulitan keuangan? Karena klien kehilangan pekerjaan.
4. Mengapa klien kehilangan pekerjaan? Karena perusahaan klien mengalami penurunan bisnis dan harus melakukan PHK.
5. Mengapa perusahaan mengalami penurunan bisnis? Karena adanya persaingan yang ketat dari pesaing baru di pasar.

Dalam contoh di atas, meskipun masalahnya terlihat pada klien yang tidak membayar cicilan, tetapi setelah digali lebih dalam dengan metode Five Whys, ternyata akar masalahnya adalah penurunan bisnis perusahaan klien yang menyebabkan klien kehilangan pekerjaan dan kesulitan keuangan sehingga tidak mampu membayar cicilan tepat waktu.

Dengan memahami akar penyebab masalah, bank atau lembaga keuangan dapat mengambil tindakan yang tepat, seperti memberikan bantuan finansial atau restrukturisasi kredit, untuk membantu klien mengatasi kesulitan keuangan dan menghindari terjadinya kredit macet di masa depan. Selain itu, bank atau lembaga keuangan juga dapat mengevaluasi risiko bisnis mereka dan membuat strategi untuk menghadapi persaingan yang ketat dari pesaing baru di pasar.

Baik, sekarang saya akan coba ilustrasikan , Five Whys pada masalah berbeda. Jadi dapat dijelaskan bahwa five whys merupakan sebuah proses analisis yang melibatkan pengajuan pertanyaan “mengapa” secara berulang-ulang hingga ditemukan akar penyebab masalah.

Berikut adalah contoh ilustrasi penggunaan Five Whys dalam menyelesaikan masalah:

Contoh Masalah: Produk yang dihasilkan tidak memenuhi standar kualitas yang diinginkan

1. Mengapa produk tidak memenuhi standar kualitas yang diinginkan? Jawab: Karena produk mengalami kerusakan saat proses pengiriman

2. Mengapa produk mengalami kerusakan saat proses pengiriman? Jawab: Karena produk tidak dibungkus dengan baik dan tidak diberi label yang jelas.

3. Mengapa produk tidak dibungkus dengan baik dan tidak diberi label yang jelas? Jawab: Karena staf produksi yang bertanggung jawab atas pengepakan dan pelabelan produk tidak memiliki pelatihan yang cukup.

4. Mengapa staf produksi tidak memiliki pelatihan yang cukup? Jawab: Karena manajemen tidak menyediakan waktu dan sumber daya yang cukup untuk pelatihan.

5. Mengapa manajemen tidak menyediakan waktu dan sumber daya yang cukup untuk pelatihan? Jawab: Karena manajemen tidak memprioritaskan pelatihan sebagai bagian dari strategi pengembangan sumber daya manusia.

Dalam contoh di atas, dengan terus menanyakan pertanyaan “kenapa”, tim dapat menemukan akar penyebab dari masalah kualitas produk yang tidak memenuhi standar. Masalah tersebut bukan hanya disebabkan oleh pengepakan yang buruk, tetapi juga karena kurangnya pelatihan bagi staf produksi dan kurangnya prioritas yang diberikan oleh manajemen pada pelatihan karyawan.

Dengan mengetahui akar penyebab masalah tersebut, tim dapat mengambil tindakan untuk meningkatkan pelatihan karyawan dan meningkatkan prioritas manajemen pada pengembangan sumber daya manusia.

Jadi, apakah Anda tertarik menggunakan analisis ini ? Nah, demikianlah pembahasan kita tentang “Five Why” dan mudah-mudahan bermanfaat untuk Anda.

Melalui buku ini, Anda akan belajar bagaimana Membangun kekayaan Melalui Investasi.