Pengertian, Tujuan, Sifat dan Tipe “Arsip”

pengertian arsip menurut para ahli

Arsip adalah salah satu kegiatan untuk membuat data menjadi lebih rapi. Bagi anda yang ingin tahu pengertian arsip menurut para ahli sehingga bisa mengetahui lebih dalam mengenai pembuatan arsip ini, berikut ini adalah ulasannya.

Pengertian arsip berdasarkan ahli-ahli

Pengertian arsip berdasarkan ahli ini biasanya dimuat dalam buku mereka. Pengertian ini merupakan pengertian yang paling banyak digunakan dalam studi mengenai kearsipan. Siapa saja ahli yang menyumbangkan pikiran untuk membahas mengenai arsip ini? Berikut ini ulasannya.

  • Pengertian arsip menurut Agus S

Agus S menyatakan bahwa arsip adalah sebuah kumpulan dokumen yang penyimpanannya dilakukan secara teratur dan juga berencana. Tujuan dari pengaturan yang berencana ini digunakan untuk memudahkan ketika akan dilakukan pencarian data di masa depan.

  • Pengertian arsip menurut Wursanto

Pengertian ini mengenai arsip dinyatakan oleh Wursanto. Menurut Wursanto, arsip adalah sebuah kegiatan pengaturan dan juga penyimpanan dokumen yang dilakukan dengan menggunakan sistem yang sudah direncanakan. Sistem ini digunakan agar pencarian atau pengambilan data kembali bisa dilakukan sewaktu-waktu dengan cepat.

  • Pengertian arsip menurut S. Mulyono

Pengertian lain mengenai arsip diungkapkan oleh S. Mulyono. Menurut S. Mulyono arsip adalah usaha untuk menempatkan kertas dalam sebuah tempat penyimpanan yang baik. Penyimpanan ini dilakukan sesuai dengan peraturan dan juga urutan sehingga lebih mudah jika ingin melakukan pencarian dan pengambilan data kembali.

  • Pengertian arsip menurut Yohanes Suraja

Menurut Yohanes Suraja, arsip adalah sebuah catatan atau naskah yang dibuat oleh organisasi baik pemerintah, swasta atau perorangan. Catatan ini adalah catatan mengenai sebuah peristiwa dan hal-hal penting lainnya. Catatan ini kemudian disimpan dalam sebuah sistem yang sistematis agar dapat ditemukan dengan mudah jika akan digunakan di masa depan.

Artikel lain: Pengertian produktivitas kerja menurut para ahli.

Tujuan pengarsipan dan tujuan pembuatan arsip

Salah satu hal yang membuat pengarsipan menjadi hal yang penting adalah karena tujuan dan manfaatnya. Lalu apa saja tujuan dari sebuah kegiatan pengarsipan? Pada dasarnya, pengarsipan dilakukan untuk 2 tujuan utama. Tujuan utama dari pengarsipan ini adalah untuk alat pendukung ketika akan melakukan sebuah kegiatan. Selain itu, tujuan dari kegiatan pengarsipan adalah untuk laporan pertanggung jawaban.

Akan tetapi jika dilihat dari pengertian arsip menurut para ahli yang sudah disebutkan sebelumnya tujuan dari pengarsipan dibedakan menjadi 2 yaitu tujuan tujuan primer dan tujuan sekunder.

  • Tujuan primer

Tujuan dari pengarsipan ini adalah sesuai dengan tujuan utama pembuatan arsip tersebut. Contohnya ketika arsip tersebut digunakan untuk dokumen pendukung dari sebuah kegiatan, maka arsip ini tujuannya adalah untuk membantu hal-hal yang memiliki nilai administrasi dan lainnya.

  • Tujuan sekunder

Untuk tujuan arsip secara sekunder adalah sebagai pembuktian. Setelah dokumen atau arsip digunakan sebagai pelengkap dari sebuah kegiatan, dokumen tersebut nantinya akan memiliki fungsi sekunder. Fungsi sekunder dari arsip ini adalah untuk pertanggungjawaban suatu organisasi mengenai sebuah kegiatan.

Sifat arsip 

Sebuah dokumen yang akan disimpan menjadi sebuah arsip harus memiliki sifat dan karakteristik. Sifat dan karakteristik yang penting untuk dimiliki sebuah arsip antara lain adalah :

  • Merupakan dokumen yang legal

Salah satu sifat dari sebuah arsip yang pertama adalah mengenai legalitasnya. Sebuah arsip adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti resmi dari beberapa hal. Contohnya adalah sebagai bukti resmi dari pengambilan sebuah keputusan dan juga untuk pelaksanaan kegiatan.

  • Bukti yang bisa di percaya

Sifat lain dari sebuah dokumen arsip adalah sebagai bukti yang terpercaya. Dokumen arsip dapat digunakan sebagai salah satu cara bertanggung jawab yang dapat dipercaya karena merupakan dokumentasi dari sebuah kegiatan.

  • Memiliki sifat unik

Selanjutnya, sifat dari dokumen yang digunakan menjadi arsip adalah sifat unik yang dimilikinya. Sebuah dokumen yang diarsipkan harus memiliki nomor unik. Nomor ini nantinya digunakan untuk membuat sistem sehingga dokumen arsip ini mudah untuk dicari.

Tipe-tipe arsip 

Untuk jenisnya, arsip bisa dibedakan menjadi beberapa tipe yaitu :

  • Arsip dinamis
  • Arsip aktif
  • Arsip inaktif
  • Arsip statis
  • Arsip duplikasi

Nah, demikian pengertian arsip menurut para ahli dan atribut yang bisa kami sampaikan. Semoga bermanfaat ya!

Tinggalkan Komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.